Amélioration continue, le rôle du pilote de processus

Amélioration continue, le rôle du pilote de processus

Publié le 21/01/2021 17:15     |    Dernière modification le 25/03/2021 10:48

Le rôle du pilote de processus et les dynamiques d’amélioration continue qui peuvent exister en entreprise sont intimement liés. L’amélioration continue, par son action constante et durable est un facteur déterminant de la compétitivité des entreprises, et notamment un des leviers de la performance industrielle. ( Cf Les leviers de la performance industrielle ). C’est une dynamique qui est difficile à lancer et surtout à entretenir. Elle demande un peu de méthode et le rôle du pilote de processus pour enclencher le mouvement est déterminant.

Comment ça marche ?

Il faut d’abord s’intéresser au rôle du pilote de processus, souvent mal compris dans nos entreprises en France. Les démarches processus sont souvent considérées comme des contraintes inutiles, et non comme un véritable levier d’amélioration non seulement de la performance de l’entreprise, mais aussi de la qualité de vie au travail.

Mission du pilote de processus

Si le pilote de processus est chargé de s'assurer de l'adéquation du processus avec les objectifs système, dans la pratique on peut résumer la mission du pilote de processus par trois principaux ensembles de tâches :

  1. La construction et la formalisation du processus
  2. La surveillance du processus
  3. L’amélioration du processus

Chacun de ces groupes de tâches recèle un contenu amélioration continue.

La formalisation des processus

Dans une démarche processus, la première tâche à réaliser est la formalisation du processus. Cela se fait généralement par un mix de modélisation graphique du processus, associé à un ensemble de procédures et instructions qui explicitent en détail le fonctionnement du processus. Si le processus n’a jamais été formalisé, ce travail génère toujours un ensemble d’améliorations de premier niveau : formaliser permet de se rendre compte d’anomalies de dysfonctionnements du processus que l’on peut corriger rapidement. C’est le premier niveau d’amélioration continue.

Dans nos formations à la cartographie et modélisation des processus, nous entrainons les stagiaires à détecter et corriger ces défauts. Formation cartographie des processus et modélisation BPMN 2.0 (competens.net)

La surveillance des processus

Cette surveillance s’effectue essentiellement de deux manières

  • Par la mise en place et le suivi d’indicateurs de performance et d’efficience qui vont donner une information sur le fonctionnement du processus.
  • Par des audits de processus, qui cherchent à identifier des écarts entre les pratiques de mise en œuvre et la formalisation du processus.

L’activité d’audit conformité doit toujours être pris comme une opportunité d’améliorer le processus.

Tout d’abord parce que ce peut être l’occasion de détecter des dysfonctionnements, que l’on peut analyser et réparer rapidement. Surtout les écarts entre pratiques et règles sont à analyser avec attention :

  • Si les procédures attachées au processus ont mal été comprises, c’est l’occasion de les réexpliquer afin de mieux faire fonctionner le processus.
  • Si les procédures sont inadaptées, il faut alors les formaliser dans le sens des pratiques en cherchant l’amélioration.

Dans les deux cas, il y a un potentiel d’amélioration du processus.

Notre formation pilote de processus entraine les futurs pilotes dans la surveillance de leur processus. Formation pilote de processus.

 L’optimisation du processus

De façon la plus évidente, c’est généralement la source la plus importante d’amélioration continue.

Dans cette activité le pilote de processus agit de deux façons :

  • En s’assurant que les équipes identifient les problèmes opérationnels récurrents pour les analyser et les éliminer. C’est la mise en retour d’expérience du processus.
  • En lançant des diagnostics de processus de type VSM Value Stream Mapping pour faire progresser de façon volontariste la performance du processus ou des analyses de risques de type AMDEC pour maîtriser les risques processus.

La méthode la plus efficace est d’engager l’entreprise dans une démarche de lean management qui professionnalisera les pratiques d’amélioration continue. C’est ce que nous enseignons dans notre formation amélioration continue lean. Formation amélioration continue lean (competens.net)

 Un dernier mot pour bien cerner le rôle de pilote de processus : ce rôle est bien distinct de celui de manager opérationnel. Le pilote veille à la formalisation, la diffusion du savoir processus vers les contributeurs. Ce n’est en général pas un manager du processus, sauf dans le cas de petites entreprises (TPEs, PMEs) pour lesquelles les deux rôles sont souvent positionnés sur la même personne.

Frédéric Durdux
Forme depuis 2015
PARIS - Ile de France
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Est membre de Cadres en Mission

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