Modélisation BPMN, les bonnes pratiques

La modélisation BPMN consiste à s’appuyer sur un standard de modélisation (comme par exemple BPMN 2.0) pour décrire les séquences de taches et activité qui constituent une organisation de travail. C'est une représentation graphique. Elle est de plus en plus employée dans les référentiels d'organisation, par exemple pour :

• formaliser les processus;
• optimiser les processus;
• engager des démarches de certification (ISO par exemple);
• en préalable de démarches de dématérialisation;

BPMN est l’acronyme de "Business process Model Notation", que l’on peut traduire comme "identification et modélisations des processus métiers".

Comment aborder la modélisation BPMN ?

Pour favoriser l'appropriation des processus métiers, la modélisation BPMN doit pouvoir être utilisée par le plus grand nombre des collaborateurs de l'entreprise. C’est un langage qui facilite la compréhension du fonctionnement des organisations au sein du référentiel de management. Elle doit donc être la plus intuitive possible, la plus simple possible à lire, comprendre ou écrire.

Pour ce faire la modélisation BPMN doit suivre deux grands principes :

• Elle doit s’appuyer sur un nombre limité d’éléments de modélisation. En général une dizaine suffisent pour décrire la plupart des situations de travail rencontrées en entreprise. L’ensemble des éléments utilisés doit être érigé en standard au sein de l’entreprise. Parmi ces éléments on trouve :
  • Les couloirs et corridors pour identifier par qui sont effectuées les tâches ;
  • Les connecteurs logiques (deux suffisent) ;
  • Les symboles de taches ;
  • Les flèches de séquencement ;
  • Les identifiants de début et de fin de processus ;
  • Les descriptifs d’attributs (moyens, documents, indicateurs…).
• La modélisation doit aussi d’effectuer avec des diagrammes relativement simples, ne dépassant pas plus d’une quinzaine de tâches. Le découpage des activités doit faire appel à des macro-processus et une arborescence des processus à plusieurs niveaux depuis la cartographie générale des processus.

Des outils digitaux existent pour faciliter la modélisation BPMN. Ils offrent en général la bibliothèque compléte des éléments du BPMN 2.0. Certains logiciels permettent de constituer le référentiel d'organisation de l'entreprise, accessible via un portail sécurisé.    

Pour diffuser et développer la pratique de la modélisation BPMN en entreprise, il est important de bien former les pilotes de processus à cette technique. Nous proposons différents parcours qui intègrent la modélisation des processus :

• La formation BPM management des processus;
• La formation cartographie des processus et modélisation BPMN 2.0 

Dans nos formations nous insistons sur la nécessité de faire simple lors des modélisations BPMN. Le standard de modélisation BPMN2.0 comprend 103 éléments. Il n’est bien entendu pas recommandé de tous les employer. Une sélection d’une dizaine de symboles suffit.