simplification des processus, les outils

La simplification des processus fait partie des taches allouées aux pilotes de processus. Une entreprise est un organisme vivant, dont les modes opératoires évoluent souvent.  Ces évolutions peuvent engendrer des interactions nouvelles et des processus non optimisés. Par ailleurs de nouveaux outils, méthodes, technologies peuvent devenir disponibles et leur intégration dans les processus apporter des avantages. Les pilotes ont pour mission de régulièrement améliorer leurs processus, et de faire en sorte que ceux-ci soient les plus simples possibles à mettre en œuvre.  Il peuvent s’appuyer sur trois grandes catégories de méthodes décrites ci-dessous.

1 - La simplification des processus par formalisation

Lorsque que l’on décrit en processus un mode opératoire qui n’avait jamais été formalisé, on obtient toujours un premier niveau d’optimisation et de simplification. Cette formalisation permet souvent de se rendre compte que le processus développe des taches inutiles, qui peuvent être éliminées.  Un des moyens les plus efficaces pour formaliser les processus est de les décrire par des méthodes graphiques, sous forme de logigrammes par exemples, à l’aide du standard BPMN2.0.

2 - la simplification des processus par diagnostic de haut niveau

Une méthode simple de réaliser un diagnostic de processus afin de le simplifier et de faire appel aux outils d’analyse SIPOC et CREMS.

Le SIPOC est une représentation de haut niveau d’un processus qui fait apparaitre pour chaque tâche les données d’entrées et les fournisseurs de ces éléments, puis les données de sorties et leurs utilisateurs. Le SIPOC se présente sous forme de tableau, auquel il est possible d’ajouter des colonnes pour indiquer les éléments de performance analysés.

Une fois l’analyse SIPOC réalisée, la méthode CREMS permet de déterminer les axes de simplification possibles au travers des 5 clés de diagnostic de la méthode.

SIPOC est un acronyme en langue anglaise pour "Supplier - Input - Process - Output - Customer". Sa traduction en langue française est FIPEC. 

3 - La simplification des processus par analyse de la valeur

L’analyse de la valeur d’un processus se réaliser à l’aide de la méthode VSM, acronyme de « Value Stream Mapping ». C’est un outil très puissant, issu des techniques du lean management, et qui aboutit à des processus les plus efficaces et les plus simples possibles. La méthode s’appuie sur une analyse très détaillée des activités sur le terrain. Une VSM se déroule en 4 étapes :

1. La préparation, qui peut s’appuyer sur le SIPOC ;
2. L’analyse de déroulement;
3. La synthèse;
4. Le plan d’action.

Une dernière phase consiste à mettre en oeuvre le plan d'action et engager de façon concrète la simplification des processus.

Il est utile aux pilote de maitriser chacun de ces outils de simplification de processus, et notamment la méthode VSM, à laquelle nous pouvons former vos équipes. Formation VSM Value Stream Mapping.