Guide competens.net : Focus sur l’émargement et la signature électronique
Publié le 08/12/2021 11:10 | Dernière modification le 08/12/2021 11:22
Afin d’être encore plus efficace pour la gestion et le suivi des formations, nous avons intégré la signature électronique dans plusieurs process administratifs de competens.net.
Cette fonctionnalité permet de totalement dématérialiser et simplifier des tâches chronophages et fastidieuses, en garantissant un niveau de sécurité optimale.
L'émargement électronique
Fini les feuilles d’émargement « papier » à préparer, imprimer, faire signer manuellement, scanner, envoyer …
Avec l’émargement électronique de competens.net, les différentes tâches du process sont automatisées afin que ne vous n’ayez plus à vous soucier de cette contrainte administrative !
Comment ça fonctionne ?
- Chaque apprenant reçoit automatiquement au début de la séance une notification par mail l’invitant à signer sa présence.
- En cliquant sur le lien de la notification, l’apprenant est dirigé dans son espace sécurisé pour émarger électroniquement.
- L’apprenant déclare sa présence en signant depuis son smartphone.
- Le formateur supervise le recueil des signatures depuis son espace, signale les absences et confirme l’assiduité des apprenants en signant.
- Le formateur peut générer différents rapports de relevés de présence en fonction des demandes des financeurs (par session, par client, par apprenant …).
- Les preuves sécurisées sont automatiquement enregistrées dans l’ERP de gestion de la formation competens.net afin de garantir la traçabilité pour Qualiopi et les financeurs.
La signature électronique
Toujours dans un souci d’efficacité et de traçabilité, plusieurs documents contractuels et administratifs peuvent être signés électroniquement depuis competens.net :
- Les devis
- Les conventions de formation
- Les attestations de fin de formation
- Les certificats de réalisation
Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de réduire les coûts car elle simplifie les opérations en limitant le traitement « manuel » des documents (Téléchargement, impression, mail, scan …).
Les documents sont signés beaucoup plus rapidement par les clients et l’empreinte carbone est réduite car les documents ne transitent plus via des mails en pièce-jointes.
Concrètement, competens.net permet :
- La génération automatique des documents
- La transmission simplifiée des documents via la plateforme
- Un workflow sécurisé de validation entre les différents signataires
- Une interface de signature ergonomique depuis n’importe quel appareil (Ordinateur, smartphone …)
- L’enregistrement automatique des documents signés sur la plateforme
- La mise à disposition automatique des documents aux clients dans leur espace privé sécurisé
- Un suivi en temps réel de l’avancement des signatures
Alors, qu’attendez-vous pour passer à la vitesse supérieure ?
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