FormationLes fonctions avancées des outils bureautiques Word, Outlook &Excel

Personnes en charge de la comptabilité et du secrétariat

Connaissances de base de Word, Excel et Outlook

Cette action a pour objectif de :

• Revoir les fonctions de base les plus utiles pour le secrétariat et la comptabilité
• Apporter la connaissance et la pratique sur les fonctions avancées des outils bureautiques Word, Excel et Outlook
• Aider à l'augmentation de la productivité en utilisant ces fonctions avancées dans le cadre des besoins quotidiens de l'activité du secrétariat et de la comptabilité
• Donner des automatismes et les bonnes pratiques pour un environnement bureautique efficace

Les compétences professionnelles visées à l'issue de cette formation sont de :

• La maitrise des fonctions avancées de Word, Excel et Outlook
• Créer l'autonomie des apprenants pour identifier et utiliser les fonctionnalités les plus intéressantes à leur activité afin de les aider dans leur travail quotidien
• Créer son interface Outlook en fonction de ses besoins professionnels
• Utiliser les interfaces d'entrées/sorties disponibles entre l'application Dolibarr et les différentes sources externes de données telles que les fichiers, les images

I. Module 1 : Comprendre, utiliser et maitriser les outils bureautiques Word, Excel et Outlook

• Séquence 1 : Comprendre & appliquer les différentes fonctions avancées de Word
  • Séance 1 : Revue des fonctions de bases importantes de mise en forme et de mise en page du texte
  • Séance 2 : Intégration de données externes (Tableaux, Graphiques, Photos, Vidéos,...)
  • Séance 3 : Les fonctions avancées (Styles, Publipostage, Table des matières,  Revue en mode suivi)
  • Séance 4 : Créer, modifier et adapter les mises en forme des documents "type chantiers"
  • Séance 5 : Révision des différents rubans
  • Séance 6 : Evaluation, accompagnement et suivi
• Séquence 2 : Comprendre & appliquer les différentes fonctions avancées d'Excel
  • Séance 1 : Revue des fonctions de bases importantes de calculs et de mise en forme
  • Séance 2 : Maitrise des filtres et des fonctions de formatage pour l'impression
  • Séance 3 : Trier des données, les couleurs, les listes déroulantes
  • Séance 4 : Formatage automatique des données et génération de graphiques
  • Séance 5 : Les tableaux croisés dynamiques
  • Séance 6 : Révision des différents rubans
  • Séance 7 : Evaluation, accompagnement et suivi
• Séquence 3 : Comprendre & appliquer les différentes fonctions avancées d'Outlook
  • Séance 1 : Initialiser l'interface Outlook avec la messagerie de l'apprenant
  • Séance 2 : L'archivage
  • Séance 3 : Les règles pour automatiser la gestion des emails (email de frais de stationnement)
  • Séance 4 : Gestion des plannings et des tâches
  • Séance 5 : Révision des différents rubans
  • Séance 6 : Evaluation, accompagnement et suivi

II. Module 2 : Comprendre et utiliser les interfaces "import / export" de données dans l'application Dolibarr

• Séquence 1 : Tester et utiliser les possibilités d'import et d'export de données
  • Séance 1 : Les modules d'imports
  • Séance 2 : Les modules d'exports & Personnalisation des exports
  • Evaluation, accompagnement et suivi

III. Evaluation sommative

Méthodes pédagogiques :

• La formation se fera en présentiel et en distanciel
• Les séances d'évaluation, de suivi et d'accompagnement se feront en distanciel
• Les ateliers seront axés sur les besoins directs des activités quotidiennes des apprenants
• Une formation concrète et durant laquelle des phases de mise en pratique viennent systématiquement compléter les apports théoriques
• Alternance de théories, exemple concrets, projection dans le quotidien des participants et mise en situation

Stratégie pédagogique :

• Sur le module 1 :
  • Démarche déductive avec 2 méthodes démonstratives et expositive
  • Technique : démonstration et exposé vivant
• Sur le module 2 :
  • Démarche inductive avec une méthode active
  • Techniques : mise en situation et étude de cas

Matériel pédagogique :

• Utilisation de l'environnement de travail des apprenants (PCs, Logiciels Microsoft et Dolibarr, Imprimantes)
• Utilisation du logiciel Zoom pour la formation en distanciel
• Le formateur apportera les éléments de la formation (Contenu des phases d'apprentissage, exercices applications et évaluations) sur son propre PC et clé USB

Autres points :

• Un support de cours / aide-mémoire numérique sera remis à l'issue de la formation

Test de positionnement en amont : Positionnement fait en amont avec les bénéficiaires pour établir la proportion de formation.

Evaluation des acquis / compétences liées aux objectifs opérationnels définis : 

Chaque phase d'apprentissage fera l'objet d'un exercice d'application

Chaque séance fera l'objet d'une évaluation

Une évaluation sommative sera proposée à la fin de la formation à travers un Quizz

• Compétence 1 (Module 1, Séquence 1) : Comprendre & appliquer les différentes fonctions avancées de Word
  • Modalités d'évaluation : Evaluation faite à travers un exercice d'application
  • Critères d'évaluation : L'apprenant sera capable de créer un document Word en prenant comme référence un document type "Chantier" en respectant 90% le contenu, les formes et la mise en page du document de référence
• Compétence 2 (Module 1, Séquence 2) : Comprendre & appliquer les différentes fonctions avancées d'Excel
  • Modalités d'évaluation : Evaluation faite à travers un exercice d'application
  • Critères d'évaluation : L'apprenant sera capable de créer un document Excel en utilisant les fonctions de tableau croisé dynamique, de graphique et de formatage automatique en respectant 90% des critères de la grille d'évaluation
• Compétence 3 (Module 1, Séquence 3) : Comprendre & appliquer les différentes fonctions avancées d'Outlook
  • Modalités d'évaluation : Evaluation faite à travers un exercice d'application
  • Critères d'évaluation : L'apprenant sera capable de compléter son environnement de travail Outlook en utilisant les fonctions avancées pour automatiser le traitement des emails en respectant 90% des critères de la grille d'évaluation
• Compétence 4 (Module 2, Séquence 1) : Tester et utiliser les possibilités d'import de données de Dolibarr
  • Modalités d'évaluation : Evaluation faite à travers un exercice d'application
  • Critères d'évaluation : L'apprenant sera capable
    • d'importer une donnée externe telle qu'une image dans Dolibarr en utilisant les fonctions d'import avec succès
    • d'exporter dans un fichier Excel des données de Dolibarr en utilisant les fonctions d'export avec succès

Fiche d'évaluation qualitative de la formation (à chaud) : sera proposée à la fin de la formation

Evaluation à froid : sera proposée 2 mois après la formation

Attestation de fin de formation

OPCO

Délais d'inscription : 14 jours avant le début de la formation

PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP : (mise en place de compensation…)

Contact : Référent handicap 02 51 84 95 55 / 06 28 70 45 28 / nadiahadjeri@cadresenmission.com

Jean-Luc BOST - consultant formateur

• Titulaire du titre RNCP de Formateur professionnel d'Adultes et d'un diplôme d'Ingénieur
• 35 ans de carrière chez Hewlett-Packard et 7 ans d'expérience dans la formation
• Domaines principaux d'expertises :
  • la gestion de projet IT
  • le management
  • la gestion client
  • la gestion de budget
  • le domaine RH
  • la transformation digitales
  • la bureautique